Avtalshantering

SharePoint är ett otroligt kraftfullt verktyg för dokumenthantering och i kombination med Microsoft Power Automate så öppnas närmast oändliga möjligheter att automatisera era processer och flöden.

Ett exempel på hur man kan nyttja dessa produkter tillsammans är vår avtalshantering som kombinerar SharePoints smidiga dokumentbibliotek med ett flöde byggt i Power Automate.

Det finns många fördelar med att jobba med sina avtal i SharePoint, inte minst sparar det pengar då du slipper investera i dyra, externa system som dessutom innebär ett extra konto för dina medarbetare att hålla koll på. Har du redan idag Microsoft 365-licenser så har du redan allt som krävs för att komma igång med avtalshantering i SharePoint.

I avtalshanteringen jobbar du med t.ex. inscannade PDF:er som taggas med metadata såsom start- och slutdatum, vem som är ansvarig för avtalet och om det fortfarande är aktivt eller inte. Vilka kolumner som ska användas är upp till er men några vanliga exempel kan ni se på bilden nedan (där ni också kan notera den villkorsstyrda formateringen som markerar datum som passerats).

Exempel på hur ett avtalsbibliotek kan se ut.

Givetvis kan vi använda metadata (våra egna kolumner) för att enklare hitta det vi söker, t.ex. genom att sortera, filtrera eller grupper på värdet i kolumnerna. Vi kan t.ex. enkelt filtrera ut alla aktiva avtal och visa dessa grupperade efter vilken kategori de tillhör eller varför inte filtrera ut enbart aktiva avtal som den aktiva användaren står som ansvarig för? Alla dessa inställningar sparas enkelt i fördefinierade vyer så att man snabbt hittar precis det innehåll man vill se:

Avtalsbiblioteket med en fördefinierad vy som enbart visar aktiva avtal som jag är ansvarig för.

Du kan enkelt granska filerna direkt i SharePoint och redigera metadata för dokumentet direkt från denna förhandsgranskning. Dessutom OCR-tolkas alla PDF:er som laddas upp i SharePoint vilket betyder att allt textinnehåll i avtalen också blir sökbart!

Förhandsgranskning av en inscannad PDF, härifrån kan vi enkelt skriva ut, dela eller ladda ned dokumentet. Vi kan så klart även redigera dokumentets egenskaper/metadata från denna vy.

Sist men inte minst finns det mängder av andra smarta funktioner inbyggda i SharePoint som du får på köpet genom att bygga avtalshanteringen på denna plattform, t.ex. har alla dokument som standard versionshistorik så att du snabbt och enkelt kan gå tillbaks och titta på tidigare versioner av ditt avtal men också se en tydlig logg på hur metadatan förändrats över tid.

Versionshistorik i SharePoint.

Skräddarsy kolumner

Använd SharePoints inbyggda metadatakolumner för att lagra information om varje avtal. Exempelvis vem som är ansvarig, start- och slutdatum, samt vilket datum påminnelse ska skickas.

Anpassade vyer

Sortera, gruppera och filtrera avtalen baserade på skräddarsydda kolumner. Formatera färger för att snabbt se vilka avtal som löper ut. Skapa smarta vyer som visar t.ex. "Mina aktiva avtal" eller "Alla avtal".

Automatiska påminnelser

Med hjälp av automatiserade flöden skickas aviseringar till de personer som ansvarar för respektive avtal, vid förbestämda datum. Aviseringarna kan skickas via e-post eller chattmeddelande i Teams.

Integreras med Teams

Använder er organisation Microsoft Teams? Avtalshanteringen kan då bäddas in direkt i en eller flera Teamskanaler och era medarbetare kan ladda upp och arbeta med avtalen direkt från Teams.

Intresserad?

Kontakta oss för att boka en kostnadsfri demonstration av avtalshanteringen.


Vill du veta mer om våra tjänster?Skicka en intresseanmälan så kontaktar vi dig inom kort.