Synkronisera filer med OneDrive

När man börjar arbeta med sina filer i Teams/SharePoint upplever många att det kan kännas lite jobbigt och krångligt att komma åt sina filer. Man måste plötsligt hoppa mellan en massa olika Team och kanaler, eller rentav olika SharePoint-webbplatser. Men tänk om det fanns ett sätt att få tillbaka kontrollen över filerna till utforskaren på datorn?

Skärmdump av synkade filer i OneDrive och Windows
Genom att synkronisera filerna från molnet med OneDrive får vi tillgång till dem, nästan som om de låg på skrivbordet!

Synkronisera filer från Teams eller SharePoint till OneDrive

För att synkronisera filerna från Teams eller SharePoint (det är samma sak) ska vi börja med att gå till SharePoint.

Det finns en genväg till SharePoint från “Filer”-fliken i valfritt Team.

I Microsoft Teams finns det en "Öppna i SharePoint"-knapp i alla filbibliotek
Under fliken "Filer" i alla kanaler & Teams finns det en "Öppna i SharePoint"-knapp.
För att synkronisera ett helt Team behöver vi backa ut ett steg
När man klickat sig till SharePoint från Teams kommer man automatiskt in på den specifika kanalens filmapp.

Anledningen till att vi inte använder “Synkronisera”-knappen direkt i Teams (som ni kanske såg i föregående steg) är för att vi då endast skulle synkronisera just den kanalens dokumentbibliotek.

I skärmdumpen till vänster ser ni att vi har hamnat under “Dokument > Support”.

Klicka på “Dokument” för att se hela dokumentbiblioteket.

Nu kan vi klicka på “Synkronisera” för att synkronisera hela dokumentbiblioteket (inklusive filerna från alla kanaler om man har Teams).

Väl inne i dokumentbiblioteket i SharePoint klickar vi på "Synkronisera".
I varje dokumentbibliotek i SharePoint finns det en "Synkronisera"-knapp om det tillåts av organisationens administratör.
Skärmdump av fönstret som frågar om OneDrive får öppnas
Webbläsaren varnar innan man byter program när man klickat på en viss typ av länk.

Det kan hända att din webbläsare frågar dig om det var meningen att öppna OneDrive.

Kommer detta fönster upp behöver du klicka på “Öppna” eller “Godkänn”.

Om det är första gången du synkroniserar SharePoint och OneDrive kan du behöva logga in i OneDrive. Logga in med ditt arbetskonto och följ instruktionerna i OneDrive.

Skärmdump av första gången man öppnar OneDrive
Logga in med ditt arbetskonto (namn@dindomän) på OneDrive.
Skärmdump av OneDrive är redo
När du gått igenom alla steg kommer du få öppna din OneDrive-mapp.

När du gått igenom alla steg kommer du få valet att öppna din OneDrive-mapp.

Dina synkroniserade mappar har en molnikon för att visa att de är synkade till molnet.

När du öppnar din OneDrive-mapp i utforskaren ser du några nya saker:

  1. Din organisation syns längst till vänster med ett litet höghus brevid. Det är snabblänken för att komma in i dokumentbiblioteken du har synkroniserat.
  2. En “Status”-kolumn har dykt upp till höger om dina mappar. Denna kolumnen visar att mapparna är anslutna till molnet.

När du sedan öppnar en fil kommer status-symbolen att ändras till någon av följande:

  • Två pilar som snurrar runt varandra innebär att den håller på synkroniserar med molnet. 
  • Grön bock med vit bakgrund = filen/mappen finns synkroniserad till din dator och du kommer åt den utan även internetåtkomst.
  • Vit bock med grön bakgrund = filen/mappen finns tillgänglig precis som med den andra bocken, men nu kommer den inte heller att rensas bort från datorn även om du inte skulle använda filen på ett tag. 
Skärmdump av OneDrive som har en mapp med "synkroniserar"-symbolen
Statuskolumnen visar att dina mappar och filer är synkroniserade med molnet.
Skärmdump av övriga statussymboler som finns i OneDrives statuskolumn
De gröna bockarna betyder att filen/mappen finns synkroniserad till din dator.

När du högerklickar på en fil i en av dina synkroniserade mappar kommer du nu att ha en OneDrive-meny. Den symboliseras av det blå molnet brevid “Visa online”.

“Inställningar” tar dig till OneDrive-inställningarna där du kan avsluta synkronisering och kontrollera status, bland annat.

“Behåll alltid på den här enheten” gör att du kan använda filerna även om du inte skulle ha internetåtkomst. Det är denna knapp som gör att du får den vita bocken med grön bakgrund beskriven ovan.

“Frigör utrymme” synkar och sedan tar bort lokala kopior av filer. De återställs då till “moln”-nivå och tar inte längre någon plats på din dator.

Skärmdump av OneDrives inställningar vid högerklick
OneDrive har en del egna inställningar som du kan utforska genom att högerklicka på filerna.

Nu är det klart!

Nu är synkroniseringen klar och du kan använda dina molnfiler som om de fanns lokalt på din dator!

Skärmdump av synkade filer i OneDrive och Windows
Nu är synkroniseringen färdig och du kan använda dina molnfiler som om de fanns lokalt på din dator.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Vill du veta mer om våra tjänster?Skicka en intresseanmälan så kontaktar vi dig inom kort.