8 tips för bättre onlinemöten med Teams

Att hålla virtuella möten medför många möjligheter för att öka vår produktivitet. Säkerställ att ni genomför era onlinemöten på rätt sätt och undvik fallgroparna genom att ta hjälp av våra 8 steg för ett bättre onlinemöte.

1. Passa mötestiderna

Att hålla sig till den avtalade mötestiden är ännu viktigare än vanligt när vi arbetar digitalt och på distans. Ofta ligger möten bokade utan några mellanrum och för att inte dina kollegor ska sitta och vänta behöver du passa både start- och sluttiden för mötet. 

I onlinemöten är det också svårare att “känna av” stämningen i rummet. Därför kan det vara särskilt viktigt att ta bensträckare om man ska hålla långa eller viktiga onlinemöten. Vi rekommenderar att man tar paus efter cirka 45 minuter för att inte trötta ut mötesdeltagarna.

2. Stäng av din mikrofon när du inte pratar

När du inte har något att säga under en period i mötet kan det vara en klok idé att stänga av din mikrofon under tiden. Detta gör du genom att klicka på knappen som är markerad som nummer 2 i skärmdumpen till höger. Om alla gör detta minskar risken för brus, rundgång och andra störande ljud under mötets gång.

Mikrofonen kan du enkelt slå på igenom genom att klicka på samma knapp igen.

Teams mötesmeny
Menyval 1 och 2 aktiverar och stänger av din kamera och mikrofon.

3. Dela din skärm när du vill visa något

När man har ett möte i Microsoft Teams kan man välja att dela sin skärm så att de andra mötesdeltagarna ser vad man har uppe på skärmen. För att aktivera skärmdelning klickar du på den tredje knappen i Teams mötesmeny (se bild till höger). Du får då upp en meny där du får välja vilken skärm eller fönster du vill dela (bild nedan).

Teams mötesmeny dela skärm
Menyval 3 i Teams mötesmeny är skärmdelning.

Delar du en skärm kan mötesdeltagarna se allt på din skärm, medan väljer du att dela ett fönster kommer de endast att se det fönstret. Detta innebär att om du valt att dela ett specifikt fönster men vill visa något från ett annat fönster kommer du att behöva avsluta skärmdelning och sedan aktivera skärmdelningen igen med det nya fönstret.

Teams mötesmeny dela skärm
Menyvalen för att dela skärm i ett Teamsmöte

Har du flera skärmar är de numrerade (se bild till vänster) längst till vänster och väljer du exempelvis “Skärm #1” kommer allt på den skärmen att delas i mötet.

Generellt rekommenderar vi att dela hela skärmen, för att undvika problematiken som vi beskrev ovan. Har man några känsliga fönster som man inte vill dela bör man överväga att stänga dem innan man delar skärmen.

4. Spela in ditt möte

Att hålla onlinemöten medför möjligheten att spela in allt som delas i mötet. Har man spelat in mötet kan man enkelt gå in i efterhand om man exempelvis vill kontrollera vad som bestämdes. Vad spelas in?

  • Allt ljud, till exempel de mötesdeltagare som pratar eller har ljud i bakgrunden.
  • Alla mötesdeltagares aktiverade kameror (om man inte blockerat inkommande video).
  • Skärmdelningar från dig eller andra mötesdeltagare.

Vad spelas inte in?

  • Möteschatten, det vill säga den skriftliga chatten till höger om mötet.
Teams mötesmeny fler val
Teams menyval under "Fler alternativ".

Innan du aktiverar inspelning är det bra att informera mötesdeltagarna om att de kommer att spelas in.

Efter att inspelningen avslutats kommer filmen att behandlas och laddas upp i något som heter Microsoft Stream. Filmklippet kommer även att publiceras i möteschatten så att man enkelt kan hitta tillbaka till den efter att mötet är slut.

Mötesinspelningen publiceras i möteschatten och kan enkelt tittas på i efterhand.

5. Använd ett bra headset

Precis som att man ska stänga av sin mikrofon när man inte har något att säga bör man också satsa på att köpa ett bra headset. Rundgång, eko eller dålig ljudkvalité gör snabbt att mötet upplevs som mycket negativt och det är svårt att fatta produktiva beslut i en dålig mötesmiljö.

När du köper ett headset bör du prioritera ett headset med en bra mikrofon och det bör vara ett “kontorsheadset”. Du ska helst avstå helt från att använda hörlurar designade för mobiltelefoner.

6. Glöm inte att ladda ned appen!

Genom att installera appen Microsoft Teams på din telefon kan du enkelt ansluta till onlinemötena direkt från telefonen. Detta gör att du kan ansluta till dina Teamsmöten även om du sitter med handsfree i bilen! Du kan även använda appen om du saknar ett bra headset till datorn och istället vill använda dina hörlurar till telefonen.

Har du ljudproblem på datorn men vill ändå kunna se skärmdelningar? Inga problem! Anslut till mötet på datorn och stäng av ljudet, och anslut sedan till samma möte i telefonen! Då kan du prata och lyssna genom telefonens ljud, samtidigt som du tar del av information och skärmdelning på datorskärmen.

7. Använd din kamera

När man arbetar på distans och tar sina möten via Teams kan det kännas som att man tappat den sociala kopplingen som man brukade få av att träffas på jobbet. Därför rekommenderar vi att man inte glömmer bort att aktivera kameran så att man faktiskt ser varandra när man ska ha sitt Teamsmöte. 

Teams mötesmeny fler val
Under "fler alternativ" i menyn kan man aktivera kameran med oskärpa.

En funktion som inte alla känner till är att man kan aktivera kameran med oskarp bakgrund. Klickar man upp menyn med fler alternativ (bild till vänster) kan man välja att “starta video med oskärpa”. Det som händer då är att kameran startas men bakgrunden blir suddig. Detta är särskilt användbart när man arbetar hemifrån och kanske sitter i vardagsrummet eller sovrummet och arbetar.

Nu i tider då vi uppmanas stanna hemma på grund av Coronavirus kan vi dessutom använda kameran och mötesfunktionen i Microsoft Teams för att ha virtuella fika, träffar och After Works med kollegorna!

8. Stäng av inkommande video (om det behövs)

Har du problem med segt internet eller dålig ljudkvalité? Då kan det passa att stänga av inkommande video så att din Teamsklient inte måste ta emot alla mötesdeltagares kameror. Detta sparar på bandbredd och kan leda till bättre möteskvalité för dig, och du behöver inte be alla mötesdeltagare att stänga av sina kameror!

Genom att klicka på “fler alternativ” (tre prickar) kan man stänga av inkommande video. Gör du detta påverkas ingen annan i mötet.

Teams mötesmeny fler val
Under "fler alternativ" i menyn kan man stänga av inkommande video.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Vill du veta mer om våra tjänster?Skicka en intresseanmälan så kontaktar vi dig inom kort.